Wisselen van applicaties

Een jaar of acht geleden was die vraag binnen het bestuur van De Waerden niet vreemd.
Inmiddels is het duidelijk dat iedereen in de samenleving toegang moet kunnen hebben tot internet. Bij de Noord-Hollandse zorginstelling ‘De Waerden’ won in 2012  de vernieuwingsdrang het van de twijfel. Alle cliënten hebben sinds die tijd gratis internet en gratis vaste telefonie.

Basis voor de IT-voorzieningen voor cliënten is het volledige IP-netwerk dat De Waerden op alle locaties in 2012 liet aanleggen. Op dit fundament realiseerde de instelling een veilige, softwarematig aangestuurde transportlaag voor alle brondata binnen de organisatie. Die laag versnelt de digitale transformatie. Als de fysieke-, mobiele- én data-infrastructuur op orde zijn, dan is dat de ideale voedings-bodem voor de ontwikkeling van nieuwe toepassingen. Een voorbeeld daarvan is beeldzorg, een voorziening die op alle woonlocaties van De Waerden als vast onderdeel van het zorgarrangement aan de cliënten wordt aangeboden op de bestaande IP-infrastructuur. Daarnaast ontstaan ook op de applicatielaag eindeloos veel nieuwe mogelijkheden.

De Waerden is een zorginstelling voor mensen met WLZ-indicatie of een WMO-beschikking ’Begeleid wonen’. De organisatie biedt met 400 medewerkers 24 uurs ondersteuning over een groot deel van Noord-Holland, vanuit locaties vanaf Texel tot en met Velsen. Een telefonische consultatiedienst, samengesteld uit leidinggevenden in een wekelijks roulerend rooster, staat de begeleiders op elk moment van de dag ter beschikking bij de uitvoering van hun zorgtaak voor cliënten met een beperking. Bereikbaarheid van de dienstdoende leidinggevende is urgent. Waar voorheen met Excel bijgehouden lijstjes met verkeerde namen of mobiele telefoonnummers het proces met een gepland rooster van beschikbare medewerkers konden verstoren, blijft chaos en frustratie nu geheel achterwege. Wie het centrale nummer van de consultatiedienst belt, krijgt altijd de juiste persoon aan de lijn.

Bindmiddel voor de digitale bedrijfsvoering
Een slimme koppeling (Soap adapter) tussen een digitale telefoonautomaat (Alcatel VoIP), het personeelsinformatie-systeem (Beaufort) en het roosterplanningsysteem zorgt ervoor dat de telefooncentrale automatisch doorschakelt naar het o6-nummer van de ingeroosterde medewerker van de consultatiedienst. Onderling hebben die alle flexibiliteit om nummers te veranderen of elkaars diensten over te nemen. Via een iPad en het intranet laat een naam zich simpel wijzigen en vertalen naar een bericht aan de telefooncentrale met het corresponderende o6-nummer, afkomstig van de door de service desk bijgehouden lijst. De namen van de leidinggevenden op de roosterplanning komen automatisch uit Beaufort rollen. Wie in de consul-tatiedienst meedraait, heeft recht op een vergoeding. Ook die informatie wordt keurig bijgehouden en verwerkt in het roosterpakket. Het bindmiddel tussen al deze instrumenten voor digitale bedrijfsvoering: een enterprise service bus (ESB) in de vorm van Ensemble software van InterSystems.

”De ESB garandeert ons data integriteit. Ongeacht waar we met de gegevens werken, ze komen altijd uit een bronsysteem, zoals Beaufort of het cliëntendossier PlanCare”, zegt André van Bentum, Hoofd Bedrijfsvoering van De Waerden. Met een goed functionerende API (Application Interface) zoals die van de VoIP telefooncentrale, is een koppeling met de ESB volgens hem eenvoudig te realiseren. Is een dergelijke API niet voorhanden, dan biedt een aparte import en export module van het bronsysteem, plus synchronisatie van data uitkomst. ”Ik haal dan de gehele dataset naar de bus en maak dus een exacte kopie. Dat is natuurlijk niet erg efficiënt. Maar dankzij de synchronisatie ben ik wel verzekerd van de correcte data, zoals de cliënt-nummers uit PlanCare.”

Cliëntnummers en prepaid pinpassen
IT-professionals zoeken voortdurend naar een slimme manier om processen te verbeteren. Ook hierin stelde het gekozen ESB-platform Van Bentum niet teleur. ”De cliëntgegevens koppelen we in Ensemble aan data van ProActive, de applicatie waarmee wij de prepaid pinpassen van ABNAMRO beheren. Cliënt- en pasnummer zijn daarmee aan elkaar verbonden. Wij houden binnen deze instelling geen kasgeld meer aan voor medewerkers en cliënten. We bepalen het saldo op de pasjes en sluizen die informatie plus de transactiegegevens via CODA door naar de Stichting Cliëntengelden, die de budgetten van onze cliënten beheert. In de ESB splitsen we de data uit naar regels voor cliënten en regels voor De Waerden. Bovendien ondergaat de data op de ESB diverse bewerkingen zoals een verrijking met andere brondata, zodat CODA het geheel foutloos kan inlezen en verwerken in de verschillende administraties. Doordat Ensemble alle berichten logt, is data altijd te traceren. Ik denk dat we met het complete proces, inclusief het afschaffen van kasgeld zeker 50 procent besparen op de administratieve kosten. Ik verwacht dat zelfs 80 procent mogelijk moet zijn.” De toekomstplannen van André van Bentum herbergen een keur aan nieuwe applicaties. ”Ik zie onze keuze voor de ESB als iets van tactische en strategische waarde. De nieuwe toepassingen komen voornamelijk in de vorm van SaaS. Met Azure Active Directory krijgen onze medewerkers een identiteit in de cloud. Door de koppeling met de bus kan ik zien wie er nieuw is aangemeld en kan aan die persoon afhankelijk van de rol binnen onze organisatie rechten verlenen. Dat proces laat zich ook automatiseren als onderdeel van een ’role based access (rbac)’ model.

De combinatie SaaS en de ESB biedt ons de flexibiliteit om gemakkelijk te wisselen van applicatie. De meeste cloud applicaties beschikken over een prima API, waardoor we eenvoudig kunnen koppelen met de ESB. Nu gebruiken we Freshdesk als helpdesk uit de cloud, maar misschien willen we straks wel naar Topdesk of Zendesk. Komt er een vraag naar een nieuwe applicatie, dan kunnen wij die snel integreren. De oplossing zit in feite al in de bus.”